Corsi sicurezza sul lavoro: la formazione a distanza

I centri di formazione che erogano corsi di sicurezza sul lavoro devono adottare piattaforme innovative e idonee per gestire i corsi in modo semplice, alla portata di ogni allievo. I requisiti sono dunque la facilità di utilizzo delle piattaforme da parte dei corsisti e la conformità alla normativa vigente. Affinché sia uno strumento appropriato di prevenzione, la formazione a distanza sulla salute e sicurezza sul lavoro deve essere non solo qualitativamente valida e in grado di adeguarsi ai cambiamenti in ambito lavorativo, ma anche all’avanguardia per quanto riguarda l’aspetto tecnologico.

Corsi di sicurezza sul lavoro in modalità sincrona a distanza

Le attuali tecnologie possono favorire l’efficacia dei percorsi formativi, rendendoli più interattivi e meno noiosi. In quest’ottica, una delle modalità formative più gettonate, adottata durante pandemia di COVID-19, è la videoconferenza, che consente di dialogare a distanza in diretta con i docenti, tramite un’interazione reciproca di audio, video e dati tra individui che partecipano contemporaneamente al meeting, in modalità sincrona. Ovviamente, per essere convalidato, il corso a distanza in materia di salute e sicurezza sul lavoro deve rispettare i requisiti previsti dalla normativa vigente; deve essere erogato tramite piattaforme munite di idonee funzionalità e strumenti efficaci che favoriscano la gestione dei percorsi formativi e il controllo della formazione da parte dell’organizzatore.

Formazione in videoconferenza: i riferimenti normativi in Italia

Il periodo della pandemia ha messo in luce l’interesse e l’utilità, anche per i corsi in materia di salute e sicurezza, della formazione a distanza. Frequentare in modalità videoconferenza è una scelta preziosa in tale contesto, perché permette alle imprese di continuare ad erogare la formazione obbligatoria e di organizzare vere e proprie aule virtuali con docenti e corsisti che possono interagire contemporaneamente. Gli eventi in videoconferenza hanno mostrato non solo le potenzialità di questo strumento di sostituirsi completamente della formazione in aula, ma ne hanno messo in rilevo anche le caratteristiche di flessibilità ed efficienza, permettendo ai dipendenti di accedere alle lezioni e al materiale da consultare senza alcuna barriera geografica. Proprio in considerazione di queste esperienze positive di formazione, nel nostro Paese la legge di conversione del decreto-legge n. 24 del 24 marzo 2022 ha equiparato la videoconferenza alla formazione in aula. Il decreto-legge 24/2022, come modificato dalla Legge n. 52/2022, indica, infatti, che la “formazione obbligatoria in materia di salute e sicurezza sul lavoro può essere erogata sia con la modalità in presenza sia con la modalità a distanza, attraverso la metodologia della videoconferenza in modalità sincrona, tranne che per le attività formative per le quali siano previsti (…) un addestramento o una prova pratica, che devono svolgersi obbligatoriamente in presenza”.

Corsi di formazione in videoconferenza con Zoom

La videoconferenza è diventata negli ultimi anni uno strumento noto e in alcune situazioni necessario, sia in ambito privato che lavorativo; anche per quanto concerne i corsi di formazione sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, è una soluzione molto utilizzata, seppur con qualche limite che presenta rispetto ad una riunione in aula. Per fornire strumenti in grado di erogare un’efficace formazione in videoconferenza si deve ricorrere ad una piattaforma online con funzionalità adatte allo scopo, per adeguarsi alle normative vigenti. Molte sono le piattaforme che offrono un servizio di videoconferenza, ad esempio Zoom. In particolare, con la piattaforma Zoom è possibile:

• erogare corsi di formazione in modalità fad-sincrona;
• registrare le lezioni svolte;
• verificare la presenza degli utenti;
• inviare gli inviti al meeting;
• scaricare i report delle presenze dei partecipanti;
• condividere gli schermi;
• chattare;
• utilizzare lavagne interattive;
• somministrare questionari online;
• inviare file tramite chat.

Ogni partecipante alla riunione potrà:

• attivare/disattivare audio e webcam;
• uscire dalla videoconferenza in qualsiasi momento;
• tornare a pieno schermo se decide di ridurre a icona l’applicazione.

Per partecipare ad una sessione di formazione in videoconferenza è sufficiente avere:

• connessione internet stabile;
• dispositivo adeguato munito di microfono e webcam (evitare di frequentare con uno schermo troppo piccolo);
• l’applicazione Zoom installata (è gratuita e facilmente scaricabile su PC, smartphone o tablet).

Il partecipante dovrà ricevere da parte dell’organizzatore della riunione l’indirizzo ID: è un codice d’accesso che identifica la “stanza” del meeting. Dopo aver effettuato l’accesso, il corsista dovrà semplicemente aspettare che il docente lo faccia entrare nella stanza virtuale. Per evitare di collegarsi in ritardo, effettuare l’accesso qualche minuto prima dell’inizio del corso, se non si è addentrati e accedere alle impostazioni (si tratta di un’icona a forma di rotella); in questa sezione possono essere visualizzate le voci “video” e “audio”, per testare il corretto funzionamento della Webcam, del microfono e degli altoparlanti. La piattaforma Zoom viene utilizzata in ambito lavorativo per molte ragioni: gli utenti possono collaborare in sicurezza in modo da operare meglio insieme. Di facile utilizzo, Zoom consente di lavorare meglio, senza spreco di tempo per spostamenti da parte delle persone coinvolte nelle riunioni.

Come seguire una videoconferenza in modo perfetto

Vediamo quali sono consigli utili per seguire in modo ottimale una videoconferenza:

• Durante una riunione, posizionarsi con il volto davanti la webcam: la camera deve essere posta difronte al corsista, all’altezza degli occhi. Le riprese dal basso, non inquadrano benissimo, ma si soffermano più che altro sul mento o sul soffitto. Se necessario, ricorrere ad un rialzo della webcam per mantenerla nel punto giusto.
• Dare una pulita alla fotocamera: è in genere rivestita da un sottile strato in vetro; può facilmente offuscarsi con la polvere o perché toccata con le dita, nel caso di uno smartphone. Per una risoluzione nitida è necessario pulire frequentemente la lente. Per farlo si può utilizzare un comune fazzoletto, impregnato con un po’ di alcool che sterilizza la superficie e la rende nuovamente senza aloni.
• Verificare che l’illuminazione dell’ambiente sia adeguata: scegliere la luce ottimale è fondamentale per essere visti chiaramente dagli altri utenti; evitare che lo schermo sia scuro durante l’incontro virtuale. Non mettersi con le spalle alla finestra e non impiegare luci colorate che possano creare strani effetti.
• Per quanto riguarda il microfono, deve essere attivato solo se si ha necessità di dialogare con gli altri utenti in linea; va tenuto spento durante la riunione, perché il rumore di sottofondo generato dal microfono potrebbe essere di disturbo (le informazioni devo fluire in modo chiaro). Ci potrebbero essere problematiche di audio, tali da rendere difficile la comunicazione: ad esempio, se una stanza è quasi priva di arredamento si rischia il rimbombo dei suoni, oppure quando la conferenza viene avviata da casa, si possono udire le voci di altre persone. Per un audio ad hoc, è preferibile il ricorso ad un microfono dell’auricolare, più vicino alla bocca mentre si parla, oppure un microfono esterno USB. Utilizzare delle cuffiette audio se necessarie.
• Stare concentrati: frequentare un corso a distanza richiede di certo più concentrazione rispetto alla formazione in aula; la postazione deve essere adeguata, senza rumore di sottofondo che possa (non di certo in mezzo ad un cantiere). Potrebbe accadere che la comunicazione simultanea tra vari partecipanti online crei un effetto Larsen, vale a dire un fischio stridente. L’ascolto è compromesso anche quando l’ambiente in cui ci troviamo è troppo rumoroso. Per evitare questi spiacevoli eventi, silenziare i microfoni quando qualcuno sta intervenendo, oppure utilizzare le cuffie auricolari, che rendono chiara la voce.
• Al termine della videoconferenza, è buona educazione salutare prima di disconnettersi.
• È bene seguire comodamente seduti e preferibilmente con una bottiglia d’acqua, in particolare per riunioni lunghe e che richiedono concentrazione.
• Accertarsi che il dispositivo abbia la batteria carica e avere l’alimentatore a portata di mano.
• Evitare di essere impegnato in altre attività (telefonate, invio delle e-mail) per rimanere concentrato, anche perché dovrà essere superato un test finale.
• Controllare lo sfondo sul retro: soprattutto per gli appuntamenti formali, deve essere decoroso (ad esempio una parete dallo stile semplice, una libreria, ecc.).

L’importanza della videoconferenza in ambito lavorativo

La videoconferenza, come indica il nome, è una conferenza che si tiene tramite l’integrazione di video e audio. È uno strumento molto noto grazie alle videochiamate che da diverso tempo effettuiamo con applicazioni come WhatsApp, per rimanere in contatto con le persone a noi care; ma le videoconferenze hanno preso piede in ambito lavorativo, soprattutto a partire dal 2020, il famoso anno della pandemia. L’importanza di tutelare la salute collettiva ha dunque portato all’aumento della modalità lavorativa a distanza, e quindi anche delle videoconferenze, rappresentando ad oggi una nuova normalità. Le conferenze si erogano attualmente per molteplici ragioni professionali: colloqui di lavoro, lezioni per scuole o università, corsi di formazione per la salute e la sicurezza sul lavoro, ecc. I benefici riguardano la possibilità di mettere in comunicazione più individui che si trovano in luoghi diversi. Vi possono essere però anche alcune difficoltà riguardo:

• l’attivazione della webcam o dell’audio;
• il coinvolgimento delle persone durante il meeting.